ComputerKomplett

Brückenschlag zwischen IBM Notes, SAP PLM Easy DMS und KorDB

Baumgarte Boiler Systems GmbH

Systemanbieter im Kraftwerksbereich

SAP-Dokumente und Lotus Notes-Mails gemeinsam verwalten: Als Systemanbieter im Kraftwerksbereich muss Baumgarte Boiler Systems (BBS) viele Brücken schlagen – zu Kunden, Lieferanten, Behörden und Partnern. Um die Kommunikation zwischen diesen Beteiligten lückenlos zu dokumentieren, hat BBS mit Hilfe von ComputerKomplett ASCAD und IT works unlimited seine primären Systeme für Kommunikation und Dokumentenverwaltung miteinander verbunden: Die Korrespondenz-Datenbank unter IBM Notes und das SAP Easy DMS.


Die Unternehmensgruppe mit Sitz in Duisburg, die durch den Zusammenschluss der beiden Kesselhersteller Standardkessel und Baumgarte entstand, zählt zu den führenden Anbietern von Lösungen in den Bereichen Energieversorgung und Umwelttechnik. Die Produktpalette reicht von der Lieferung hochwertiger Komponenten über die Realisierung anspruchsvoller Gesamtanlagen bis hin zur Entwicklung innovativer Energiekonzepte sowie Rund-um-Lösungen für Service-Dienstleistungen und Contracting.


Projektarbeit funktioniert nur dann, wenn alle Beteiligten denselben Wissensstand haben und die Kommunikation transparent und reibungslos funktioniert. Das gilt vor allem für Projekte in der Größenordnung, die Standardkessel Baumgarte umsetzt. Bei jedem Projekt fallen je nach Umfang und Dauer eine Vielzahl von E-Mails, technischen Zeichnungen, Gutachten, Stücklisten und anderen Unterlagen an. Eine große Zahl von Ansprechpartnern ist involviert – nicht nur bei Kunden und Lieferanten, auch in Umweltbehörden und Kommunalverwaltungen. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg muss sichergestellt sein, dass alle relevanten Dokumente und die dazugehörige Korrespondenz jederzeit auffindbar sind und alle Projektbeteiligten denselben Informationsstand haben.

KorDB von ITWU als Kommunikationsdrehscheibe

Baumgarte Boiler Systems in Bielefeld, ein Mitglied der Unternehmensgruppe, hat deshalb ein Workflow-Konzept implementiert, das auf zwei Säulen ruht: Auf einer Korrespondenz- datenbank (KorDB) auf Basis von IBM Notes/ Domino, die das Paderborner Softwarehaus IT works unlimited (ITWU) entwickelte, sowie einem Dokumentenverwaltungssystem auf der Basis von SAP DVS. Die KorDB, die bereits seit 2004 bei Standardkessel Baumgarte im Einsatz ist, dient als zentrale Kommunikationsdrehscheibe: „In dieser Datenbank laufen alle E-Mails zusammen, die Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts versenden oder empfangen“, erläutert Carl Goos, Geschäftsführer von ITWU.


In SAP DVS werden alle Dokumente gespeichert und versioniert, die einem Projekt zugeordnet sind - beispielsweise Vertragsunterlagen, Angebote und Konstruktionszeichnungen. Viele dieser Informationen werden als Anhänge von Notes-E-Mails übermittelt. Die Korrespondenzdatenbank und SAP DVS sind bereits vor einigen Jahren über eine Schnittstelle miteinander verbunden worden. Diese stellt sicher, dass alle E-Mails und Attachments, die im Rahmen eines Projekts übermittelt wurden, mit den dazu gehörigen Informationen im SAP DVS verknüpft sind.

Mehr Komfort dank SAP Easy DMS und CK ASCAD

Allerdings erwies sich die Lösung als nicht optimal. Denn die Benutzeroberfläche von SAP DVS ist nicht unbedingt selbsterklärend. Darüber hinaus birgt das DVS-System Einschränkungen, die zu Bedienungsfehlern führten und die Benutzer viel Zeit kosteten. Zudem erforderte dieser Prozess eine separate Eingabe für die E-Mails in der KorDB und die Dokumente im SAP DVS. „Wir haben schnell erkannt, dass uns diese Lösung nicht immer zufrieden stellt“, sagt Sebastian Kapsch, Projektleiter Baumgarte Boiler Systems GmbH. „Daher suchten wir nach einem Ansatz, der einfacher zu bedienen war.“ Baumgarte holte deshalb CK ASCAD mit ins Boot. Das Systemhaus aus Bochum hat sich unter anderem auf Produkte und Services rund um SAP spezialisiert – und es hatte die passende Lösung parat: SAP Easy Document Management, kurz Easy DMS.


„Mit Easy DMS kann ein Nutzer Dokumente in SAP DVS deutlich einfacher verwalten“, betont Lutz Surendorf, Bereichsleiter IT/ SAP bei CK ASCAD. „Der Nutzer hat die Möglichkeit, auf seinem Windows-Rechner mit dem Dateimanager Windows Explorer Dokumente, etwa E-Mail-Anhänge, in den entsprechenden Projektordnern abzulegen.“ Easy DMS klinkt sich zu diesem des Nutzers ein und bindet die für den Nutzer freigegebenen Ordner von SAP DVS wie ein lokales Laufwerk ein. Alle Ordner des Dokumentenverwaltungssystems werden auf dem Rechner in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt. Was jedoch fehlte, war die Anbindung an die Korrespondenzdatenbank. „Wir wollten eine möglichst komfortable Lösung, die eine Verbindung zwischen Easy DMS und der KorDB herstellt, und zwar in beiden Richtungen“, umreißt Sebastian Kapsch das Ziel.


Das heißt: Nutzer sollten auf möglichst einfache Weise aus Notes heraus Dokumente in Easy DMS einpflegen können. Umgekehrt sollte es möglich sein, Dokumente direkt aus Easy DMS per E-Mail über die KorBD zu versenden und diese Aktion sowohl in der KorDB als auch in Easy DMS zu dokumentieren.

Neue Schnittstelle Easy2Kor

„Wir benötigten eine neue Schnittstelle zwischen IBM Notes und SAP Easy DMS“, fasst Carl Goos von ITWU die Ausgangslage zusammen. Gesagt, getan: Im Spätsommer 2013 trafen sich Fachleute des Paderborner Notes-Spezialisten und von CK ASCAD.“ Die Arbeitsteilung war klar“, sagt Lutz Surendorf von CK ASCAD: „Wir übernahmen den SAP- Part, ITWU die Arbeiten, bei denen Know-how bei Notes/Domino gefragt war.“


In weniger als einem halben Jahr „stand“ die neue Schnittstelle Easy2Kor. Aus Sicht eines Mitarbeiters von Baumgarte stellt sich der Workflow nun folgendermaßen dar: Sobald er eine E-Mail mit einem oder mehreren angehängten Dokumenten zu einem bestimmten Projekt erhält, legt er die Nachricht wie gewohnt in der KorDB ab. Dabei gibt er über eine Eingabemaske die entsprechenden Meta-Daten ein, welche die Korrespondenzdatenbank benötigt. Anschließend fragt das System ab, ob die Anhänge in Easy DMS abgelegt werden sollen. Dabei greift die Schnittstelle auf die bereits eingegebenen KorDB-Meta-Daten zurück.


Intelligente Filterfunktionen stellen dabei sicher, dass Easy DMS nach Eingang einer E-Mail mit Attachments nur diejenigen Ordner anzeigt, die für das entsprechende Projekt relevant sind. Parallel dazu verknüpft das System die betreffende E-Mail mit den abgelegten Dokumenten im SAP DVS. Ruft nun der Mitarbeiter in der KorDB die betreffende Nachricht auf, kann er sich auch das dazu gehörige Dokument im Easy DMS öffnen lassen. Das funktioniert auch umgekehrt, so dass zu jedem Dokument in dem entsprechenden Easy-DMS-Projektpfad auch die damit verknüpfte E-Mail-Korrespondenz in der KorDB abgefragt werden kann.

Einfach und revisionssicher Dokumente versenden

Die Schnittstelle Easy2Kor macht auch das Versenden von Dokumenten aus SAP Easy DMS heraus zum Kinderspiel. Kein mühsames Exportieren von Dokumenten und manuelles Einfügen in E-Mails mehr. Stattdessen stellt der User in Easy DMS per Mausklick über das Kontextmenü die Dateien zusammen, die er versenden möchte. Dies können auch Dokumente aus unterschiedlichen Ordnern in Easy DMS sein. Anschließend öffnet sich automatisch eine Notes-Maske in der KorDB, in der die ausgewählten Dokumente schreibgeschützt aufgelistet sind, um nachträgliche Manipulationen und Versionskonflikte zu verhindern. Sowohl in der Korrespondenzdatenbank als auch in Easy DMS wird lückenlos protokolliert, welche Dokumente wann an welchen Empfängerkreis übermittelt wurden. Ein weiterer Vorteil der Lösung: Alle Projekt- beteiligten haben den gleichen Wissensstand. Zudem vergibt das Dokumentenmanagement-System automatisch für jedes angelegte Dokument eine eigene Nummer. Probleme durch unterschiedliche Versionen ein und desselben Dokuments gehören somit der Vergangenheit an. Außerdem lässt sich jedes Dokument in Easy DMS mit jeder beliebigen E-Mail der zugeordneten KorDB manuell verknüpfen. „Die neue Schnittstelle in Verbindung mit Easy DMS hat zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe geführt“, stellt Sebastian Kapsch fest. 

Reibungslose Zusammenarbeit

Für ITWU und CK ASCAD war es das erste gemeinsame Projekt. „Die Kooperation lief vom ersten Tag an reibungslos“, sagt Carl Goos. Das kann Lutz Surendorf von CK ASCAD nur bestätigen: „Um das gemeinsame Projekt durchzuführen, genügten ein paar Treffen zwischen den Fachleuten unserer Firmen und einige Telefonkonferenzen.“


Für die Anpassung der Schnittstelle von SAP Easy DMS in Richtung Notes griffen die Fachleute von CK ASCAD auf ABAP Objects zurück. ITWU wiederum nutzte Lotusscript, um in die KorDB die neue Funktion „Originale anzeigen“ zu integrieren, den Austausch von Meta-Daten zu ermöglichen und um Dokumente und E-Mails zu verknüpfen. „Beide Unternehmen haben sich bei diesem Projekt gewissermaßen in der Mitte getroffen und ihre Expertise höchst erfolgreich eingebracht“, sagt Lutz Surendorf. Auch Carl Goos zeigt sich vom Fachwissen des Partners beeindruckt: „ASCAD hat im Bereich SAP genau das Know-how, das wir brauchen.“ Der Zusammenarbeit bei weiteren Projekten im Umfeld SAP und Notes/Domino steht somit nichts im Wege.

“Die neue Schnittstelle in Verbindung mit Easy DMS hat zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe geführt. Die Zusammenarbeit mit CK ASCAD und ITWU war professionell, beide Unternehmen haben reibungslos zusammengearbeitet.”

Sebastian Kapsch, Projektleiter Baumgarte Boiler Systems GmbH

Universelle Lösung für Integration von Easy DMS und Notes

Die Kombination von Easy DMS und der KorDB auf Basis von IBM Notes/Domino bei Baumgarte Boiler Systems funktioniert einwandfrei – zur Zufriedenheit des Kunden: „Es waren nur kleinere Nachjustierungen erforderlich“, so Sebastian Kapsch. Seit Anfang 2014 ist die Schnittstelle bei BBS in Bielefeld im Einsatz. Auch Standardkessel, der zweite Bereich der Unternehmensgruppe, prüft derzeit, ob die Lösung übernommen werden soll. Dem stünde nichts entgegen: „Die Schnittstelle, die ITWU und ASCAD entwickelt haben, eignet sich für alle freigegebenen Versionen der ERP-Lösungen von SAP“, betont Lutz Surendorf. Auch was IBM Notes und Domino betrifft, gibt es keine Einschränkungen, so Carl Goos: „Über das Interface lässt sich Easy DMS mit jeder beliebigen Notes-Datenbank verbinden“, so der Geschäftsführer von ITWU. 

Unternehmens- und Leistungsprofil

Auf intelligente Lösungen rund um die Energieversorgung hat sich Standardkessel Baumgarte spezialisiert. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Duisburg ging aus den beiden Traditionsfirmen Standardkessel (gegründet 1925) und Baumgarte (gegründet 1935) hervor. Beide wurden als Hersteller innovativer und hochwertiger Kesselsysteme für die Industrie und Kraftwerke bekannt.


Heute hat Standardkessel Baumgarte 255 Mitarbeiter und zählt weltweit zu den führenden Anbietern von Gesamtanlagen, Teilsystemen und Komponenten zur Energiegewinnung und Reststoffentsorgung. Hinzu kommen ein breites Serviceangebot sowie umfassende Lösungen im Bereich Energie- Contracting, von der Projektentwicklung, Finanzierung, dem Bau und der Inbetriebnahme von Kraftwerken bis hin zur Betriebsführungen.


Zu den Kunden von Standardkessel Baumgarte zählen führende Energieversorgungsunternehmen und Industriefirmen sowie Kommunen und Stadtwerke. 

“Es waren nur kleine Nachjustierungen erforderlich. Seit Anfang 2014 ist die Lösung erfolgreich im Einsatz!”

Sebastian Kapsch, Projektleiter Baumgarte Boiler Systems GmbH

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